Une des clés de réussite d’un pilotage effectif repose sur la garantie des plannings définis. Cet objectif repose sur d’une part sur la juste définition du temps nécessaire à la réalisation de la tâche et d’autre part sur l’efficacité et le sérieux de son suivi.
Définition d’un planning réaliste et conforme aux objectifs
Les fondamentaux de PYTHEOS reposent lors de la création d’un plan d’action sur 3 notions obligatoires
- Le premier : l’attribution à un pilote et non à une équipe. Ce afin de pouvoir identifier clairement l’interlocuteur responsable
- Le second : la planification du projet par la définition d’une date de lancement et d’une date butoir.
- Le rattachement à un objectif (axe) minimum
Prendre en compte le planning général des plans d’action Et le planning personnel
Les dates définies sur le plan d’action peuvent être mises en corrélation avec le plan de charge général. La déclinaison en actions et tâches sont également élaborées en même temps. Chaque planning d’opération est analysé soit du point de vue de la charge du responsable, soit des actions et tâches déjà définis pour le même objectif.
Les notifications sont volontairement envoyées aux différentes parties prenantes – pilote et responsables d’action une fois le planning définitif calé. PYTHEOS offre un temps de latence, propice à la réflexion et à l’ajustement des dates. Ce afin de viser un calendrier réaliste mais en adéquation avec les objectifs.
Prioriser les plans d’action
Une notion de priorité permet également d’ajouter une notion complémentaire pour que le pilote sache gérer son calendrier.
Intégrer toutes les parties prenantes dans la validation du planning
Dans les bonnes pratiques, le choix du calendrier se fera avec la cooptation du pilote. Ainsi, il sera recommandé de créer le plan d’action dans le cadre d’une instance (comité, revue) en présence des parties prenantes. PYTHEOS offre des outils de management visuel dans ce cadre
Un suivi rigoureux et maitrisé
Lancement des actions
Une fois lancé, le plan d’action est dans les mains de son pilote et les actions dans les mains de chaque responsable.
Notification de ses attributions sur son tableau de bord
Chacun dispose sur son tableau de bord personnel des notifications de ses tâches.
Notification de ses tâches par e-mail
Un e-mail informe également chacun dans les 24H lorsque la personne n’est pas à l’origine du lancement.
Déroulement des actions
Une équipe informée en temps réel de l’avancement de chacun
Chacune effectue alors son travail, notifie ses avancements. Ceux-ci sont alors visibles par les membres du plan d’action. Ainsi, plus de perte de temps. L’information circule. Chacun gagne en autonomie et en responsabilité.
Anticipation des échéances
Lorsque les actions se rapprochent de la fin, plusieurs outils sont à la disposition des managers pour animer et ainsi tenir les délais.
Les outils automatiques d’alerte avant l’échéance
En premier lieu, les managers gagnent du temps car PYTHEOS prend en charge ce temps de relance qui polluaient leurs journées.
Relance automatique sur son tableau de bord
Tout d’abord, dans PYTHEOS, sur son tableau de bord personnel, chacun se voit informé des actions ayant une deadline dans les 10 jours.
Ce délai reste paramétrable par le référent PYTHEOS pour s’adapter aux différents contextes.
Rappel automatique par e-mail
Lorsque les boites mails ne débordent pas, chaque responsable est informé de ses prochaines échéances et ce pendant les X jours définis pour toute l’équipe.
En effet, ce rappel est en option. Chaque client PYTHEOS choisit ou non de le mettre en place.Volontairement, ce paramètre n’est pas laissé à l’appréciation de chacun afin de garder la maitrise. Sinon, trop facile d’arrêter ces mails de relance pour retourner comme avant sur ses priorités personnelles !
Les 10 ou X jours sont là, pour permettre soit de finaliser ses actions et donc d’être dans les délais avec un avancement de 100%.
Si des facteurs externes ont entravé le bon déroulement des opérations, il reste alors possible de réajuster le planning.
D’autant que pour garder chacun motivé, rien ne sert de laisser des actions « en retard », sur des échéances dépassées qui ne seront jamais rattrapées. Dans ce même esprit, à quoi bon continuer de relancer par e-mail sans fin sur ses actions en retard ?
Programmation d’un rappel mensuel
Les managers disposent également d’un autre outil pour relancer leurs équipes. PYTHEOS envoie une fois par mois, un récapitulatif complet à chaque responsable de ses actions. Chacun peut ainsi se remémorer ses projets et leurs dates limites d’exécution
Outils à la disposition des managers et pilotes
Envoi d’un e-mail de relance
Selon son rôle dans le plan d’action, le manager et pilote dispose d’outils pour rester vigilants et relancer leurs propres équipes. Le manager a une vue sur tous les plans d’action de son périmètre. Le pilote voit lui, toutes les actions déclinées et leur responsable.
L’objectif de cet e-mail de relance est d’anticiper les dates de fin. Même si un plan d’action doit se faire sur une longue période, mieux vaut anticiper ! Rien de tel que battre le rappel !
Plus besoin de passer son temps à faire le tour des bureaux, le manager voit le niveau d’avancement des responsables d’action. Via cette consolidation, le manager filtre les plans d’action sur des personnes et/ ou sur des plans d’action cibles. En un clic, il envoie manuellement une relance personnalisée que chacun recevra sur sa messagerie.
Sur le même principe, PYTHEOS offre des moyens simples pour que chaque partie prenante ait la maitrise du suivi de ses indicateurs (KPI), connaisse ses objectifs, leur niveau et leurs échéances.
Faciles à prendre en main et disponibles là où l’utilisateur en a besoin, les outils de suivi d’avancement contribuent à la mise à jour et au respect du planning de tout bon pilote !
