Définition des rôles et des droits des parties prenantes dans les projets PYTHEOS

PYTHEOS permet de gérer les rôles de toutes les parties prenantes dans chaque action.

Selon chaque action, une même personne se voit attribuer un rôle différent.

Par défaut, PYTHEOS facilite la vue de toutes les actions pour embarquer les équipes dans la vision complète de l’activité de l’entreprise.

Les droits sont natifs dans le suivi des actions.
Si vous n’êtes pas partie prenante, vous disposez quand même de la visibilité de l’action.
Bien entendu, la vision peut dépendre du champ d’action de chaque collaborateur.

 

Au sein d'une action, à chacun son rôle :

- Commanditaire, pilote, responsable d'action

Les rôles sont attribués automatiquement.

Vous pouvez être créateur ou commanditaire du plan d’action
Vous pouvez être pilote, chef de projet ou coordonnateur  en charge de l’organisation du projet ou du plan d’action
Dans ce rôle, vous distribuez les attributions d’action à n’importe quelle personne de votre entité en charge de l’exécution d’une ou plusieurs étape du plan d’action.
En plus de gérer la dimension principale qui est le temps (Période, Echéance), la planification définit le  périmètre des objectifs du projet (Axes), les ressources (Qui, Combien), la manière et le chemin (Comment), l’analyse des risques et les indicateurs d’évaluation de l’efficacité (Retour sur les actions menées, suivi des KPI et objectifs, )

Ces responsables d’action ont eux la main pour décliner leurs étapes en jalon ou tâches.

- Participant, validateur

Pour compléter l’équipe, des personnes de l’organisme peuvent devenir participant du plan d’action.

A ce titre, elles auront accès au déroulé de l’avancement, aux notes et livrables ajoutés

Le validateur aura lui en charge d’aller statuer sur la bonne réalisation des actions. Les données définies au préalable seront validées –  efficacité, action correctement achevée, KPI ou autre indicateur atteint – Un document PDF attestera de la traçabilité au moment de la validation.

- Comité de pilotage ou autre instance

Selon l’origine du plan d’action, son axe processus associé, les managers pourront à leur tour avoir une vue complète des actions menées et de la réalisation globale du plan d’action

L’article La gestion des rôles des parties prenantes dans PYTHEOS – À chacun ses droits est apparu en premier sur PYTHEOS, solution de pilotage de plans d'action.

Tous les plans d’action émanent la plupart du temps de décisions prises dans le cadre d’une instance : comité de direction, revue de processus, comité de pilotage, etc…. Dans ce sens, sous PYTHEOS , tous les plans peuvent être liés à leur origine, en plus d’être associés à un processus, un enjeu et/ou un site.

Ainsi lors de la première réunion de la période, l’équipe fait l’état des lieux des plans d’action à mener.
Dans PYTHEOS, l’animateur qui dispose des droits dans PYTHEOS, crée les plans d’action associée à l’instance. Pour chaque plan d’action, les échanges permettent d’établir le constat de la situation, les objectifs visés et les livrables attendus.

Puis les actions à mettre en place sont alors définies et attribuées au sein de chaque plan d’action PYTHEOS. Les délais sont alors également fixés.

A l’issue de la réunion, chacun repart avec ses nouvelles affectations. Tout est fléché, le plan de charge déjà renseigné dans PYTHEOS. Plus de perte d’information !
Quand la personne se connecte sur son profil personnel, elle retrouve en visu Gantt et/ou par thème ses actions à mener

Ensuite, en vue de la réunion suivante, chaque collaborateur met à jour régulièrement son avancement, apporte ses commentaires, lie ses documents.

Ainsi, lors de la préparation de l’ordre du jour, de la réunion du comité de direction, ou d’une réunion de service, il suffit de choisir ses thématiques pour imprimer le bilan de toutes les actions engagées et/ou vérifier que tout le monde joue le jeu et a pris le temps de saisir ses avancées.

Sinon, une fonction permet en 1 clic de relancer les futurs participants

Plus besoin de repartir à chaque début de réunion d’une feuille vide. La feuille de route a été complétée en amont de la réunion ou du comité.

Le jour de la réunion, PYTHEOS projeté sur un écran partagé, La réunion devient alors constructive. Les plans d’action sont affichés par date d »échéance et par priorité . Les différentes parties prenantes de la réunion commentent selon le même fil conducteur, leurs avancées et décrivent les progrès accomplis ou les actions restant à mener. L’animateur peut évaluer les avancements, vérifier le passage des jalons, noter les blocages, identifier les points bloquants.

Grâce au GANTT associé, le comité analyse la bonne marche des projets et la bonne répartition dans le temps. Les dead-lines sont réajustées directement dans PYTHEOS, de nouvelles actions par rapport aux décisions prises sont également ajoutées par l’animateur

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Une des clés de réussite d’un pilotage effectif repose sur la garantie des plannings définis. Cet objectif repose sur d’une part sur la juste définition du temps nécessaire à la réalisation de la tâche et d’autre part sur l’efficacité et le sérieux de son suivi.

Définition d’un planning réaliste et conforme aux objectifs

Les fondamentaux de PYTHEOS reposent lors de la création d’un plan d’action sur 3 notions obligatoires

• Le premier : l’attribution à un pilote et non à une équipe. Ce afin de pouvoir identifier clairement l’interlocuteur responsable
• Le second : la planification du projet par la définition d’une date de lancement et d’une date butoir.
• Le rattachement à un objectif (axe) minimum

Prendre en compte le planning général des plans d’action Et le planning personnel

Les dates définies sur le plan d’action peuvent être mises en corrélation avec le plan de charge général. La déclinaison en actions et tâches sont également élaborées en même temps. Chaque planning d’opération est analysé soit du point de vue de la charge du responsable, soit des actions et tâches déjà définis pour le même objectif.

Les notifications sont volontairement envoyées aux différentes parties prenantes – pilote et responsables d’action une fois le planning définitif calé. PYTHEOS offre un temps de latence, propice à la réflexion et à l’ajustement des dates. Ce afin de viser un calendrier réaliste mais en adéquation avec les objectifs.

Prioriser les plans d’action

Une notion de priorité permet également d’ajouter une notion complémentaire pour que le pilote sache gérer son calendrier.

Intégrer toutes les parties prenantes dans la validation du planning

Dans les bonnes pratiques, le choix du calendrier se fera avec la cooptation du pilote. Ainsi, il sera recommandé de créer le plan d’action dans le cadre d’une instance (comité, revue) en présence des parties prenantes. PYTHEOS offre des outils de management visuel dans ce cadre

Un suivi rigoureux et maitrisé

Lancement des actions

Une fois lancé, le plan d’action est dans les mains de son pilote et les actions dans les mains de chaque responsable.

Notification de ses attributions sur son tableau de bord

Chacun dispose sur son tableau de bord personnel des notifications de ses tâches.

Notification de ses tâches par e-mail

 Un e-mail informe également chacun dans les 24H lorsque la personne n’est pas à l’origine du lancement.

Déroulement des actions

Une équipe informée en temps réel de l’avancement de chacun

Chacune effectue alors son travail, notifie ses avancements. Ceux-ci sont alors visibles par les membres du plan d’action. Ainsi, plus de perte de temps. L’information circule. Chacun gagne en autonomie et en responsabilité.

Anticipation des échéances

Lorsque les actions se rapprochent de la fin, plusieurs outils sont à la disposition des managers pour animer et ainsi tenir les délais.

Les outils automatiques d’alerte avant l’échéance

En premier lieu, les managers gagnent du temps car PYTHEOS prend en charge ce temps de relance qui polluaient leurs journées.

Relance automatique sur son tableau de bord

Tout d’abord, dans PYTHEOS, sur son tableau de bord personnel, chacun se voit informé des actions ayant une deadline dans les 10 jours.

Ce délai reste paramétrable par le référent PYTHEOS pour s’adapter aux différents contextes.

Rappel automatique par e-mail

Lorsque les boites mails ne débordent pas, chaque responsable est informé de ses prochaines échéances et ce pendant les X jours définis pour toute l’équipe.

En effet, ce rappel est en option. Chaque client PYTHEOS choisit ou non de le mettre en place.Volontairement, ce paramètre n’est pas laissé à l’appréciation de chacun afin de garder la maitrise. Sinon, trop facile d’arrêter ces mails de relance pour retourner comme avant sur ses priorités personnelles !

Les 10 ou X jours sont là, pour permettre soit de finaliser ses actions et donc d’être dans les délais avec un avancement de 100%.

Si des facteurs externes ont entravé le bon déroulement des opérations, il reste alors possible de réajuster le planning.

D’autant que pour garder chacun motivé, rien ne sert de laisser des actions « en retard », sur des échéances dépassées qui ne seront jamais rattrapées. Dans ce même esprit, à quoi bon continuer de relancer par e-mail sans fin sur ses actions en retard ?

Programmation d’un rappel mensuel

Les managers disposent également d’un autre outil pour relancer leurs équipes. PYTHEOS envoie une fois par mois, un récapitulatif complet à chaque responsable de ses actions. Chacun peut ainsi se remémorer ses projets et leurs dates limites d’exécution

Outils à la disposition des managers et pilotes

Envoi d’un e-mail de relance

Selon son rôle dans le plan d’action, le manager et pilote dispose d’outils pour rester vigilants et relancer leurs propres équipes. Le manager a une vue sur tous les plans d’action de son périmètre. Le pilote voit lui, toutes les actions déclinées et leur responsable.

L’objectif de cet e-mail de relance est d’anticiper les dates de fin. Même si un plan d’action doit se faire sur une longue période, mieux vaut anticiper ! Rien de tel que battre le rappel !

Plus besoin de passer son temps à faire le tour des bureaux, le manager voit le niveau d’avancement des responsables d’action. Via cette consolidation, le manager filtre les plans d’action sur des personnes et/ ou sur des plans d’action cibles. En un clic, il envoie manuellement une relance personnalisée que chacun recevra sur sa messagerie.

Sur le même principe, PYTHEOS offre des moyens simples pour que chaque partie prenante ait la maitrise du suivi de ses indicateurs (KPI), connaisse ses objectifs, leur niveau et leurs échéances.

Faciles à prendre en main et disponibles là où l’utilisateur en a besoin, les outils de suivi d’avancement contribuent à la mise à jour et au respect du planning de tout bon pilote !

L’article COMMENT TENIR LES DÉLAIS ? Les clés de la maitrise du planning d’un plan d’action est apparu en premier sur PYTHEOS, solution de pilotage de plans d'action.

d’allier performance voire croissance économique à bien-être et utilité sociale.

le nouvel alinéa de l’article 1833 du code civil impose à toutes les entreprises françaises de prendre désormais en compte les enjeux et conséquences sociales et environnementales de leur activité. Cette tâche constitue une obligation de moyen pour l’entreprise, est déléguée au directoire de la société ou à son conseil d’administration,

La RSE, pour Responsabilité Sociétale des Entreprises, se définit comme la volonté des entreprises à intégrer dans leur gestion globale, des enjeux sociaux et environnementales. Ainsi, l’intégration de ces valeurs exerce automatiquement une influence sur ses activités commerciales et les relations avec ses parties prenantes (associations, fournisseurs, investisseurs, etc.). Et tout cela, dans une optique de performance. Ceci implique inévitablement la présence d’un maestro capable de rallier les bouts, le stratège qui permet l’accomplissement des objectifs d’une entreprise, tout en gardant une position éthique et durable : voilà le rôle du responsable RSE.

Le pilier économique

• Satisfaire et fidéliser les clients ;
• Assurer la qualité de service ;
• Soutenir les fournisseurs locaux ;
• Régler les factures dans les délais ;
• Faire preuve de transparence auprès des investisseurs.

Le pilier social

• Renforcer l’égalité des chances et la diversité ;
• Garantir l’hygiène et la sécurité sur le lieu de travail ;
• Faire respecter pleinement le droit du travail ;
• Former le personnel.

Le pilier environnemental

• Réduire les émissions des gaz à effets de serre ;
• Utiliser les ressources naturelles de manière responsable et durable ;
• Limiter les déchets, notamment ceux qui sont dangereux ;
• Favoriser la diversité biologique.
• Le pôle RSE est en liaison constante avec tous les pôles. En effet, il collabore avec l’équipe de communication sur les actions de l’entreprise à valoriser.Le pôle RSE travaille aussi avec le reste de l’équipe, managers ou salariés, en leur proposant des formations, des missions de sensibilisation au développement durable en animant des réunions. 

Un chargé de mission a un rôle différent selon l’entreprise et l’importance que cette dernière accorde aux problématiques de développement durable.

Premièrement, il définit la politique RSE, pilote et suit la stratégie RSE. Son rôle est d’une part, d’établir les indicateurs de performance RSE : il définit ces indicateurs, collecte les données et les suit. D’autre part, le chargé de mission doit aussi se tenir au courant de l’évolution des normes et des réglementations en vigueur. 

Ambassadeur RSE

L’article Comment avoir une démarche RSE concrétisée en actions à partir des données financières ? est apparu en premier sur PYTHEOS, solution de pilotage de plans d'action.

PYTHEOS permet de gérer les réunions, aussi bien les réunions de service, comme les revues de processus, les réunions de commissions ou bien celles du comité de direction.
Tout part de la vue globale qui centralise les plans d’action.

Et comme PYTHEOS permet de rattacher un plan d’action à plusieurs thématiques, le même plan d’action peut être analysé lors du CODIR et ensuite suivi en comité technique.

Grâce au principe de PYTHEOS, la consolidation de l’avancement ainsi que des indicateurs clés est faite de manière dynamique. Ainsi, plus de perte de temps, à passer la réunion à consolider ou à faire des documents Power Point en préparation.

Travailler ses réunions sous PYTHEOS, c’est un gain de temps assuré !

Le responsable ne perd plus son temps à demander à chacun ce qui a été fait.
En amont de la réunion, les participant ont mis à jour leurs actions grâce aux relances et à leur suivi personnel sur PYTHEOS.

Puis grâce à un guide – les plans d’action analysés se grisent au fur et à mesure – , l’animateur passe en revue les plans d’action des parties prenantes, pointe les retards des actions en cours.
Sur chaque action, de manière dynamique, le responsable a les droits pour compléter l’avancement des actions lorsque le travail n’a pas été fait en amont. Il peut aussi être décider d’ajouter de nouvelles actions, de consigner des décisions sur chaque plan d’action.

En parallèle, l’animateur de la réunion notifie les éléments clés dans un document lié au thème de la réunion.

La réunion est à 100% dynamique et 100% efficace !

A l’issue de la réunion, non seulement, chacun repart avec sa feuille de route déjà renseignée.mais le compte-rendu, enregistré dans PYTHEOS est consultable par tous : absents et participants.
Plus besoin d’envoyer un compte-rendu par mail : il est accessible par tous à tout moment !

L’article Animer une réunion : de la vision globale au projet détaillé est apparu en premier sur PYTHEOS, solution de pilotage de plans d'action.

Pour gérer globalement un projet, il est utile d’anticiper les risques qui pourraient survenir au cours de sa mise en œuvre. Cette anticipation se fait dès le début du projet, accompagnée d’une réflexion sur les actions à déployer en cas de survenance d’un risque.

Pour mesurer le poids de ces risques, on va pouvoir mesure chacun d’entre eux sur une matrice dédiée. Cette matrice met en évidence le niveau de criticité de chaque risque selon son niveau de gravité et la probabilité de survenance.

• La matrice des risques est un outil qui permet de calculer le niveau de criticité des risques. Elle met en évidence le niveau de criticité de chaque risque selon son niveau de gravité et la probabilité de survenance.
• La gravité quantifie dans le cas où le risque viendrait à se réaliser les niveaux des dégâts, de dysfonctionnement, de pertes, etc..
• La probabilité d’occurrence correspond aux éventualités « raisonnables » que le risque a de se réaliser. On parle alors de pourcentage de « chance » que le risque puisse survenir ou non.

Pour prendre en compte toutes les facettes du projet, on analyse généralement le risque selon une grille de risques décomposés en catégories

Exemple de Grille de risques

Risques financiers

• Mauvaise évaluation du budget
• instabilité des coûts d’approvisionnement
• instabilité des coûts d’énergie

Risques humains

Ressources Insuffisantes, manque de formation des parties prenantes sur le sujet, possibilité de défaillance

Risques juridiques

Faillite d’un fournisseur intervenant dans le projet, nouvelle législation ou réglementation accrue

Risques Techniques

• La conception du projet ne corresponde pas aux exigences des parties intéressées et de l’industrie
• Projet insuffisamment abouti
• Niveau de qualité insuffisant

Risques sur les délais 

• Mauvaise planification au regard du contexte
• Mauvaise estimation globale

Évaluation de chaque risque

On évaluera projet selon une grille de risque chaque nature en notant

• Sa description
• En mesurant son impact par son niveau de gravité potentiel sur une échelle de 1 à 4
• et en mesurant sa probabilité d’occurrence sur la même échelle

Mise en place dans PYTHEOS

Dans PYTHEOS, le pilote ou autre personne désignée, identifie chaque risque et l’evalue sur son niveau de gravité et sa probabilité

• Cliquer sur « Modifier »
• Cliquer sur + pour ajouter des risques
• Évaluer chaque risque sur une échelle de 1 à 4 pour sa gravité
  • 1 = Peu grave 4
  • 2 = Grave
  • 3 = Très grave
  • 4 = catastrophique

• Évaluer sur une échelle de 1 à 4 pour sa probabilité
  • 1= Peu probable
  • 2 = Probable
  • 3 = Très probable
  • 4 = Certain

Cartographie des risques

Analyse des indices de criticité

• Zone blanche : criticité comprise entre 1 et 2. Dans cette zone, le risque est minimal ou peu critique. Il est toutefois important de rester vigilant et d’envisager les actions correctives qui pourraient être mises en œuvre en cas d’évolution du risque.
• Zone Jaune : Risques situés entre 3 et 4
  Il est toutefois important de rester vigilant et d’envisager les actions correctives qui pourraient être mises en œuvre en cas d’évolution du risque.
• Zone vert acidulé : Risques situés entre 4 et 6 (diagonale centrale de la matrice) doivent faire l’objet d’une attention toute particulière. Ils restent gérables.
  Dans cette zone, les mesures d’actions correctives doivent être listées et en place et, pour d’autres, prêtes à être activées .
• Zone orange : Risques situés entre 8 et 9 est une zone de risque fort. Les risques listés dans cette zone doivent faire l’objet d’une attention très importante et toutes les actions correctives doivent être engagées.
• Zone Rouge : Risques situés entre 12 à 16. On considère ici le risque comme dangereux et nécessite impérativement une intervention

L’article Comment prendre en compte la gestion du risque avec PYTHEOS ? est apparu en premier sur PYTHEOS, solution de pilotage de plans d'action.

Le suivi régulier de l’avancement de ses actions facilite la sortie du bilan sur l’année

Dans PYTHEOS, durant l’année, chaque pilote met à jour l’avancement de ses actions.

Cette régularité va permettre de sortir facilement à l’issue de l’année écoulée, ses rapports d’activité en 1 clic !

PYTHEOS dispose de différents reporting. Chaque tableau permet la publication de ce bilan sous différents rendus.

Vous obtenez soit la liste des actions réalisées sur la période sélectionnées ou bien la répartition des actions menées dans les temps, hors délai ou en retard

A chaque responsable de processus, son rapport !

Le principe de PYTHEOS : partir de l’origine du plan d’action pour le créer et créer les actions qui en découlent

Grâce à cette démarche, par classement sur un processus, un service, une BU,.., chaque pilote est à même de sortir le bilan de son périmètre.

En 2 clics, le responsable du processus pourra transmettre à sa hiérarchie le bilan de ses actions.

Et combien il est plus valorisant de montrer d’abord tout le travail accompli plutôt que de simplement analyser les actions à achever !

Différents supports sont disponibles

Selon les préférences, les pilotes choisiront d’avoir une vue des actions listées sous le format de leur choix

Des pilotes préféreront le format WORD

D’autres préféreront une vision Excel

D’autres encore choisiront le rapport en PDF ou en Power Point prêt à envoyer à la direction, aux financeurs,..

L’article Comment faire le bilan annuel des actions menées? est apparu en premier sur PYTHEOS, solution de pilotage de plans d'action.

Non seulement des e-mails de client ou de fournisseurs, mais également une quantité non négligeable envoyée par des membres de son équipe !

Une info à passer, un document à envoyer, une réunion à préparer.. autant de sujets traités alors que l’on va croiser les personnes dans les couloirs .. ou enfin en visio Teams par les temps qui courent

Cette avalanche de points à traiter fatiguent et dépriment ! Simplement de les voir, on en est déjà fatigué. Et la journée n’a pas démarré.

D’autant que pour couronner l’affaire, la journée ne démarre pas avec les e-mails mais par la réunion de mise en jambe car télétravail oblige ! Tous les matins, on remet ça, un « call »pour faire le point sur les actions de la veille et la préparation des enjeux du jour.

Ne pourrait-on pas avec tous les moyens à notre disposition gagner en efficacité et en simplicité ?

Allez, on se relève les manches. C’est le moment de trouver une autre organisation qui va permettre de travailler en harmonie et faire gagner ses équipes en autonomie

1. Accepter de travailler tous ensemble sur un outil commun

Perdre ses habitudes de travail en solo, qui construit son doc. Excel à sa façon et toutes les semaines, reprend les éléments pour l’intégrer dans le Power Point attendu par le « big chef »

Excel à sa façon et toutes les semaines, reprend les éléments pour l’intégrer dans le Power Point attendu par le « big chef »

2. Faire confiance à son équipe

Oui, je peux leur confier des actions, les laisser autonome pour les mener à bien.

On en a discuté avant. La liste des actions en cohérence avec nos objectifs sont définies.
Pas besoin de les contrôler tous les matins !

« Allez, c’est parti, ON teste PYTHEOS »

Peut-être la prise en charge différera de ce que j’aurais fait. Mais si au final, je suis informé moins souvent mais plus précisément, est-ce que je ne vais pas y gagner au change ?

1er objectif : diminuer le volume de votre boite e-mails

Simple ! Dorénavant, l’utilisation de PYTHEOS va inciter chacun à ordonner différemment son travail :

• Les tâches envoyées par e-mail sont définies et enregistrées dans PYTHEOS

En premier, la liste des tâches définies ne va plus être envoyée au fil de l’eau par mail, Mais structurée dans PYTHEOS et rattachée au plan d’action auxquels ces tâches sont liées

• Plus de relance du type : « N’oublie pas dans 3 jours, le plan d’action doit être terminé »

Plus de contrainte pour vous ! La date d’échéance est définie sur l’action PYTHEOS. Et sur le tableau de bord de chacun, figure en amont de la dead-line, un récap des actions du plan d’action à terminer

• Pas de notification envoyée par e-mail pour dire ce qu’il y a à faire

Vous avez confié une action ou une tâche à l’un de vos collaborateurs ? Pas besoin de l’en informer. Un aperçu à son tableau de bord lui indiquera votre demande.
Et pour le collaborateur, pas besoin de consigner l’info sur son fichier Excel. Il retrouvera l’action, son descriptif et son objectif avec celles qu’il se sera lui-même définies.

• Les notes et documents relatifs à un projet seront stockées en 1 seul et même endroit pour tout le monde. Pas besoin d’avoir de la mémoire !

Vous cherchez un document, livrable , note, preuve d’audit.. ? Il se trouve forcément dans le plan d’action lié. Un mot clé et le fichier est trouvé !

2ème objectif : diminuer le nombre de réunions

Plutôt que de rassembler tout le monde tous les matins, chacun, à sa guise et selon son emploi du temps, consulte PYTHEOS pour avoir le fil de l’activité.

• Je suis informé, quand je veux, des avancées de mon équipe

Mon tableau de bord PYTHEOS me permet de suivre les derniers avancements, les dernières publication comme les derniers résultats d’indicateur.
A moi d’analyser mes plans d’action prioritaires !

• Je communique sur mes propres avancées dans l’outil

Plutôt que de saisir dans mon coin, mes points restant, je notifie dans le logiciel PYTHEOS mes degrés de réalisation. Je complète pour expliquer les raisons de mes freins ou au contraire, je communique sur mes réussites !

Alors, vous êtes tenté par l’expérience ? Si oui, consultez nos articles qui vous en disent plus sur la gestion des réunions sous PYTHEOS

L’article Et si on s’organisait autrement ? Si le volume de nos e-mails fondait et les réunions sans fin disparaissaient de notre quotidien ? est apparu en premier sur PYTHEOS, solution de pilotage de plans d'action.

D’autant qu’une action périodiquement renouvelée demande souvent un travail en amont qui une fois correctement rodé, peut permettre de gagner facilement en efficacité et en professionnalisme.

PYTHEOS va ainsi permettre de pérenniser le travail effectué et de simplifier le renouvellement d’action.

Lors du pilotage de l’action de référence, on notera avec précision le work-flow mis en place. Au fil de l’avancement de l’action, les étapes seront annotées, redécoupées si nécessaires, modifiées, complétées, les contacts recensés, les indicateurs et budgets ajustés…
La construction et le déroulé de l’action servira non seulement à piloter la première action menée dans ce cadre mais permettra de caler au plus fin l’ensemble du process afin d’anticiper le pilotage des actions à venir.

Ainsi, cette action servira de modèle pour être facilement reproduite.
Par la fonction « Dupliquer » , il suffira de nommer l’action et modifier les dates de démarrage et clôture

L’ensemble du contexte de l’action sera dupliqué dont :

• La présentation, les objectifs, les livrables
• les parties prenantes : responsables, participants
• les moyens prévisionnels en RH
• l’arborescence des projets et taches sera copiée
• Les responsables de chaque ligne seront maintenus avec la possibilité d’en changer.
• Les périodes des projets et taches seront maintenues pour permettre soit de modifier l’année en commençant par la date de clôture, puis de modifier la date de démarrage; soit de se baser sur la période utile pour la reproduire sur une autre échéance
• Les financements sont maintenus : les plans et les montants restent bien sur toutefois modifiable. Ils permettent toutefois de servir de référence.
• Les engagements et mandatements sont eux a fortiori remis à zéro

Par cette fonction de duplication, PYTHEOS va considérablement améliorer le travail des responsables d’action !

L’article Renouveler, reconduire une action en tirant profit des expériences passées est apparu en premier sur PYTHEOS, solution de pilotage de plans d'action.

Afin de répondre aux exigences ISO, PDCA, et hors de ce cadre, avoir une analyse méthodologique générale, il est important de mettre en place un suivi de l’efficacité des actions engagées.

Comment prouver que les actions clôturées sont et restent efficaces ?

Car rien de plus lourd et contraignant que de revenir sur des actions correctement menées pour vérifier le maintien de leur bénéfice dans le temps.

Mettre en place de vrais OPI sous PYTHEOS

Avec PYTHEOS, le paradigme change. Ce n’est pas la prévision d’un audit qui va rendre obligatoire le passage en revue des actions,  mais une réflexion anticipée sur les objectifs attendus lors de la mise en place des plans d’action.

Mesurer l’efficacité des actions correctives composant le plan reviendra à définir clairement et concrètement les résultats opérationnels attendus pour chaque action.

Sous PYTHEOS, chaque action sera liée à un indicateur créé par le référent du plan d’action.

On pourra ainsi mesurer sur la vie de l’action mais continuer au delà, les résultats mesurés. Si des objectifs ont été définis, on visualisera en un coup d’œil sur la courbe le maintien ou non des objectifs

Suivre les évaluations des actions

Sous PYTHEOS, chaque responsable d’action a à sa disposition, la liste des actions dont la mesure d’efficacité est à faire.
Une fois terminée, chaque action est fléchée.
L’action passe en état « A Valider », opération attribuée au responsable Qualité ou au référent du plan d’action.
Selon l’analyse de l’indicateur et/ou le retour des traitements effectués, le référent acte l’action « efficace » ou « non efficace ».
A partir de là, soit l’action est clôturée, soit réajustée.

Statistiques sur l’efficacité des actions

Un rapport d’activité retrace sous forme de tableau et graphique l’état des lieux des actions sur la période demandée

Évaluer le plan d’action

On pourra également procéder à l’évaluation globale du plan d’action.
cf l’article dédié

L’article Comment mesurer l’efficacité des actions ? est apparu en premier sur PYTHEOS, solution de pilotage de plans d'action.