Il est souvent frustrant de ne pouvoir bénéficier des expériences passées dans le cadre d’une action régulièrement renouvelée. On oublie systématiquement de noter les modifications apportées en cours de projet, on reste sur les définitions prévues sans noter les réajustements.
Du fait, chaque année, il faut se remettre à la tâche et repenser le projet.
D’autant qu’une action périodiquement renouvelée demande souvent un travail en amont qui une fois correctement rodé, peut permettre de gagner facilement en efficacité et en professionnalisme.
PYTHEOS va ainsi permettre de pérenniser le travail effectué et de simplifier le renouvellement d’action.
Lors du pilotage de l’action de référence, on notera avec précision le work-flow mis en place. Au fil de l’avancement de l’action, les étapes seront annotées, redécoupées si nécessaires, modifiées, complétées, les contacts recensés, les indicateurs et budgets ajustés…
La construction et le déroulé de l’action servira non seulement à piloter la première action menée dans ce cadre mais permettra de caler au plus fin l’ensemble du process afin d’anticiper le pilotage des actions à venir.
Ainsi, cette action servira de modèle pour être facilement reproduite.
Par la fonction « Dupliquer » , il suffira de nommer l’action et modifier les dates de démarrage et clôture
L’ensemble du contexte de l’action sera dupliqué dont :
- La présentation, les objectifs, les livrables
- les parties prenantes : responsables, participants
- les moyens prévisionnels en RH
- l’arborescence des projets et taches sera copiée
- Les responsables de chaque ligne seront maintenus avec la possibilité d’en changer.
- Les périodes des projets et taches seront maintenues pour permettre soit de modifier l’année en commençant par la date de clôture, puis de modifier la date de démarrage; soit de se baser sur la période utile pour la reproduire sur une autre échéance
- Les financements sont maintenus : les plans et les montants restent bien sur toutefois modifiable. Ils permettent toutefois de servir de référence.
- Les engagements et mandatements sont eux a fortiori remis à zéro
Par cette fonction de duplication, PYTHEOS va considérablement améliorer le travail des responsables d’action !
