Qui ne se plaint pas d’avoir tous les matins une avalanche de mails à traiter ?
Non seulement des e-mails de client ou de fournisseurs, mais également une quantité non négligeable envoyée par des membres de son équipe !
Une info à passer, un document à envoyer, une réunion à préparer.. autant de sujets traités alors que l’on va croiser les personnes dans les couloirs .. ou enfin en visio Teams par les temps qui courent
Cette avalanche de points à traiter fatiguent et dépriment ! Simplement de les voir, on en est déjà fatigué. Et la journée n’a pas démarré.
D’autant que pour couronner l’affaire, la journée ne démarre pas avec les e-mails mais par la réunion de mise en jambe car télétravail oblige ! Tous les matins, on remet ça, un « call »pour faire le point sur les actions de la veille et la préparation des enjeux du jour.
Ne pourrait-on pas avec tous les moyens à notre disposition gagner en efficacité et en simplicité ?
Allez, on se relève les manches. C’est le moment de trouver une autre organisation qui va permettre de travailler en harmonie et faire gagner ses équipes en autonomie
Pour cela, 2 éléments vont s’imposer :
1. Accepter de travailler tous ensemble sur un outil commun
Perdre ses habitudes de travail en solo, qui construit son doc. Excel à sa façon et toutes les semaines, reprend les éléments pour l’intégrer dans le Power Point attendu par le « big chef »
Excel à sa façon et toutes les semaines, reprend les éléments pour l’intégrer dans le Power Point attendu par le « big chef »
2. Faire confiance à son équipe
Oui, je peux leur confier des actions, les laisser autonome pour les mener à bien.
On en a discuté avant. La liste des actions en cohérence avec nos objectifs sont définies.
Pas besoin de les contrôler tous les matins !
« Allez, c’est parti, ON teste PYTHEOS »
Peut-être la prise en charge différera de ce que j’aurais fait. Mais si au final, je suis informé moins souvent mais plus précisément, est-ce que je ne vais pas y gagner au change ?
1er objectif : diminuer le volume de votre boite e-mails
Simple ! Dorénavant, l’utilisation de PYTHEOS va inciter chacun à ordonner différemment son travail :
- Les tâches envoyées par e-mail sont définies et enregistrées dans PYTHEOS
En premier, la liste des tâches définies ne va plus être envoyée au fil de l’eau par mail, Mais structurée dans PYTHEOS et rattachée au plan d’action auxquels ces tâches sont liées
- Plus de relance du type : « N’oublie pas dans 3 jours, le plan d’action doit être terminé »
Plus de contrainte pour vous ! La date d’échéance est définie sur l’action PYTHEOS. Et sur le tableau de bord de chacun, figure en amont de la dead-line, un récap des actions du plan d’action à terminer
- Pas de notification envoyée par e-mail pour dire ce qu’il y a à faire
Vous avez confié une action ou une tâche à l’un de vos collaborateurs ? Pas besoin de l’en informer. Un aperçu à son tableau de bord lui indiquera votre demande.
Et pour le collaborateur, pas besoin de consigner l’info sur son fichier Excel. Il retrouvera l’action, son descriptif et son objectif avec celles qu’il se sera lui-même définies.
- Les notes et documents relatifs à un projet seront stockées en 1 seul et même endroit pour tout le monde. Pas besoin d’avoir de la mémoire !
Vous cherchez un document, livrable , note, preuve d’audit.. ? Il se trouve forcément dans le plan d’action lié. Un mot clé et le fichier est trouvé !
2ème objectif : diminuer le nombre de réunions
Plutôt que de rassembler tout le monde tous les matins, chacun, à sa guise et selon son emploi du temps, consulte PYTHEOS pour avoir le fil de l’activité.
- Je suis informé, quand je veux, des avancées de mon équipe
Mon tableau de bord PYTHEOS me permet de suivre les derniers avancements, les dernières publication comme les derniers résultats d’indicateur.
A moi d’analyser mes plans d’action prioritaires !
- Je communique sur mes propres avancées dans l’outil
Plutôt que de saisir dans mon coin, mes points restant, je notifie dans le logiciel PYTHEOS mes degrés de réalisation. Je complète pour expliquer les raisons de mes freins ou au contraire, je communique sur mes réussites !
